Vertragsabschluss

Im Rahmen des Förderprogramms Gesundheitspartnerschaften Global wird ein Zuschussvertrag zwischen dem deutschen Antragsteller und der Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ)GmbH geschlossen.
Auf dieser Seite finden Sie die aktuellen Vertragsbestimmungen sowie Anlagen zum Zuschussvertrag der Initiative Klinikpartnerschaften als Download.

Bei konkreten Fragen kontaktieren Sie bitte die auf dem Deckblatt Ihres Vertrags genannte Ansprechperson im Sekretariat.

Finanzielle Abwicklung

Die finanzielle Abwicklung liegt in der Verantwortung des deutschen Zuschussempfängers. Die Umsetzung des Projektes darf erst nach Vertragsunterzeichnung beginnen. Zu Projektbeginn müssen Sie zunächst den Mittelbedarfsplan und die Bestätigung der Einrichtung eines separaten Unterkontos einreichen. Nun kann die erste Vorauszahlung angefordert werden.

Präsentation zur finanziellen Vertragsabwicklung

Mittelbedarfsplan

Nach der Vertragsunterzeichnung muss der deutsche Partner einen Mittelbedarfsplan für den gesamten Förderzeitraum erstellen, in dem die Mittelabrufe geplant werden. Diese sollten den geplanten Aktivitäten entsprechen. Sind große Investitionen zu Beginn des Projekts geplant, kann sich dies auch in einer vergleichsweise hohen Mittelanforderung widerspiegeln. Der Mittelbedarfsplan muss postalisch an die GIZ gesandt werden. Die entsprechende Vorlage finden Sie unter Anlage 5c Mittelbedarfsplan.

Mittelanforderung

Entsprechend des Mittelbedarfsplans können die bewilligten Mittel vom deutschen Partner abgerufen werden. Dies erfolgt mit Hilfe einer Vorauszahlungsanforderung (Anlage 5b).Diese sollte die für die nächsten zwei Monate geplanten Aktivitäten abdecken und ist postalisch an die GIZ zu richten. Der Zeitraum zwischen der Beantragung und dem Erhalt eines Vorschusses entspricht in etwa einer bis zwei Wochen ab Posteingang. Bei größeren Abweichungen der Vorauszahlungen vom Mittelbedarfsplan sollten Sie sich an Ihren Ansprechperson wenden. Bei Änderungen des Gesamtbudgets sollten Sie zusätzlich das Sekretariat informieren.

Abrechnungen

Spätestens 4 Monate nach der jeweiligen Vorauszahlung ist ein Zwischennachweis im Original mit Unterschrift einzureichen. Hierzu sortieren Sie bitte alle Belege für den jeweiligen Zeitraum nach Einzelansatz (Verwaltungs-, Reise-, Trainings-, Sachkosten u. Sonstige Kosten). Ab 1000 € müssen Belegkopien (z.B. Scan) eingereicht werden. Alle Belege müssen mindestens 5 Jahre beim deutschen Partner aufbewahrt werden. Füllen Sie für jeden Einzelansatz ein separates Blatt (Anlage 5e-f) aus. Die Gesamtsummen je Einzelansatz werden in der Kostenzusammenstellung konsolidiert. Einzelansätze (außer Verwaltungs- u. Sachkosten) sind um 20% variabel, d. h. eine Überschreitung des einen Einzelansatzes kann mit entsprechenden Einsparungen in einem anderen bis zu 20% querverrechnet werden.

Fachliche Umsetzung

Die fachliche Umsetzung liegt in der Verantwortung des deutschen Partners, der diese eng mit dem Partner vor Ort abstimmt. Alle sechs Monate wird das Sekretariat in Form von Sachberichten über den Projektstand informiert. In unserer Mediathek haben wir nützliche Dokumente und Werkzeuge zusammengetragen, die Sie bei der Projektumsetzung unterstützen können.

ESTHER EFFECt Tool
Zum EFFECt Tool
THET: Monitoring Change in a Health Partnership Project
Zum THET Dokument
The role of South-North partnerships in promoting shared learning and knowledge transfer
Zur Studie

Sachberichte

Um über die Umsetzung der Projekte informiert zu bleiben, freuen wir uns alle sechs Monate von den Projekten zu hören. Bitte nutzen Sie dafür das vorgegebene Format unter Anlage 3 Vorlagen zur Berichterstattung. Auch wenn bisher kaum Aktivitäten stattgefunden haben, bitten wir dies kurz im Sachbericht auszuführen.

Änderungen und Ergänzungen

Sollten sich in Ihrem Projekt Änderungen z.B. ein Wechsel der Projektleitung oder Änderung von Aktivitäten ergeben, informieren Sie bitte rechtzeitig das Sekretariat. Wir werden die Anfrage prüfen und uns schnellstmöglich bei Ihnen zurückmelden. Größere Änderungen können zu einer Vertragsergänzung oder Vertragsauflösung führen. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass die Änderungen vor dem Vertragsende von uns genehmigt werden.

Wie gehe ich vor, wenn sich die Projektleitung oder wichtige beteiligte Personen in unserem Projekt ändern?

Bitte melden Sie diese Änderung zeitnah per E-Mail an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften zurück. Geben Sie dabei bitte den Namen, die Kontaktdaten und das Kurzprofil der neuen Projektleitung bzw. beteiligten Person an. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die neue Projektleitung vergleichbare Qualifikationen, wie die vorherige Projektleitung mitbringen muss.

Wie gehe ich vor, wenn sich die vertretungsberechtigte Person in der deutschen Organisation ändern?

Bitte melden Sie diese Änderung zeitnah per E-Mail an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften zurück. Geben Sie dabei bitte den Namen und die Kontaktdaten der vertretungsberechtigten Person an.

Wie gehe ich vor, wenn sich die Partnerorganisation in Deutschland oder im Ausland verändert?

Bitte melden Sie diese Änderung zeitnah per E-Mail an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften zurück. Bei einer Änderung einer der Partnerorganisationen kann der Vertrag nicht weitergeführt werden. Das Sekretariat wird Sie gerne zum weiteren Vorgehen beraten.

Wie gehe ich vor, wenn sich mein Projektziel oder die geplanten Aktivitäten verändern?

Bitte melden Sie diese Änderung zeitnah per E-Mail an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften zurück. Bitte benennen und begründen Sie dabei die geplanten Änderungen und hängen Sie ggf. den veränderten Projektplan an. Führen Sie die Änderungen bitte auch in der nächsten Berichterstattung auf. Änderungen in den Aktivitäten und Zielen können vertragliche Änderungen bedingen, sodass das weitere Vorgehen durch das Sekretariat geprüft werden muss.

Wie gehe ich vor, wenn sich meine Finanzplanung ändert?

Bitte melden Sie diese Änderung zeitnah per E-Mail an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften zurück. Bitte benennen und begründen Sie dabei die geplanten Änderungen im Finanzplan und hängen den neunen Finanzplan und den entsprechend überarbeiteten Mittelbedarfsplan an. Eine Anpassung des ursprünglichen Finanzplans muss erst dann beantragt werden, wenn Verschiebungen zwischen den Budgetlinien dazu führen, dass innerhalb einer Kostenposition eine Abweichung von mehr als 20 % der ursprünglich geplanten Summe entsteht. Eine Überschreitung der vertraglich vereinbarten Fördersumme ist nicht möglich. Werden weniger Mittel als geplant abgerufen, ist dies im Schlussbericht unter Ergänzenden Informationen zu vermerken.

Wie gehe ich vor, wenn sich die Indikatoren zur Messung der Zielerreichung ändern?

Bitte melden Sie diese Änderung zeitnah per E-Mail an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften zurück. Bitte benennen und begründen Sie dabei die geplanten Änderungen der Indikatoren und schicken Sie ggf. einen angepassten Projektantrag mit.

Wie gehe ich vor, wenn sich die Laufzeit meines Projektes ändert?

Bitte melden Sie diese Änderung zeitnah per E-Mail an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften zurück. Bitte benennen Sie den neunen Zeitraum und geben eine Begründung dazu.

Verlängerung der Laufzeit: Eine Verlängerung der Laufzeit ist nur in Einzelfällen möglich und hängt von der bereits beantragten Laufzeit ab. Sollte eine Laufzeitverlängerung möglich sein, bedingt diese einen vertragliche Anpassung und ist nur vor Ablauf der ursprünglich vereinbarten Laufzeit möglich.

Verkürzung der Laufzeit: Eine Verkürzung der Laufzeit als solche hat keine vertraglichen Konsequenzen. Bitte reichen Sie rechtzeitig nach Beendigung der Aktivitäten Ihren Schlussbericht und die Schlussrechnung ein.

Projektabschluss und Folgeantrag

Zum Abschluss Ihres Partnerschaftsprojektes freuen wir uns im Rahmen des Schlussberichts über die umgesetzten Aktivitäten, entstandene Herausforderungen und gewonnenen Erfahrungen zu lesen. Haben Sie mit Ihrem Partner schon eine neue Projektidee entwickelt, freuen wir uns auf einen Folgeantrag.

Schlussbericht

Der Schlussbericht gibt Auskunft über die Erreichung des angestrebten Projektziels aufgrund der erzielten Ergebnisse im Partnerschaftsprojekt geben.

Darüber hinaus sollte dargelegt werden, ob aus den gewonnenen Erfahrungen allgemeine Schlussfolgerungen für andere Partnerschaften gezogen werden können. Der Schlussbericht muss spätestens zwei Monate nach Projektabschluss postalisch und elektronisch an das Sekretariat geschickt werden.

Schlussrechnung

Für den vertraglichen Abschluss Ihres Partnerschaftsprojektes benötigen wir spätestens zwei Monate nach Laufzeitende die letzte Abrechnung.

Nicht abgerechnete Vorauszahlungen müssen unaufgefordert an die GIZ zurückgezahlt werden. Sollten in Ihrem Projekt größere Sachgüter, z.B. ein Ultraschallgerät, beschafft worden sein, müssen diese an den Partner vor Ort übergeben werden. Das entsprechende Übergabeprotokoll (Anlage 5g) muss mit der Schlussrechnung bei der GIZ eingereicht werden. Alle Belege müssen mindestens fünf Jahre für den Fall einer Prüfung durch die EKFS, BMZ, GIZ oder den Bundesrechnungshof aufbewahrt werden.

Folgeantrag

Unsere Partnerschaften sind auf Langfristigkeit angelegt. Sollten im Rahmen des Partnerschaftsprojekts bereits neue Ideen für ein Projekt entstanden sein, können Sie sich gern um Folgeförderung bewerben.

Wir empfehlen sich circa sechs Monate vor Ende des laufenden Projekts auf eine Folgeförderung zu bewerben. Zu diesem Zeitpunkt können wir bereits den Umsetzungsstand des laufenden Projekts einschätzen und der Übergang in die Folgephase sollte ohne große Unterbrechung möglich sein. Eine Folgeförderung ist maximal bis zu einer Gesamtlaufzeit von fünf Jahren möglich. Lassen Sie sich gern vom Sekretariat beraten.

FAQS

Gibt es eine Möglichkeit, sich mit anderen Projektteilnehmern auszutauschen und zu vernetzen?

Es finden regelmäßig Austausch- und Netzwerktreffen mit den Projektteilnehmenden statt. In unserem Veranstaltungskalender sehen Sie, wann das nächste Treffen geplant ist. Vor den Veranstaltungen erhalten alle eingeladenen Partner eine Information per E-Mail. Als Mitglied der globalen ESTHER Allianz unterstützen wir Sie gerne bei der Vernetzung mit Partnerinstitutionen über die Initiative hinaus. Hier finden Sie eine Übersicht der Partnerschaftsprojekte der ESTHER Mitglieder. Kontaktieren Sie uns gerne bei Fragen dazu.

Erhalten ausreisende Projektmitarbeiter im Rahmen der Initiative eine Auslandskrankenversicherung?

Die Versicherung ausreisender Projektmitarbeiter liegt in der Verantwortung des Zuschussempfängers und sollte mit der verantwortlichen deutschen Projektleitung besprochen werden.

Können Fördermittel von den Antragstellern an Partnerinstitutionen weitergegeben werden?

Fördermittel können von den deutschen Antragstellern nicht weitergegeben werden. Als Vertragspartner ist der deutsche Partner auch für die finanzielle Abwicklung des Projektes verantwortlich.

Wie lange vorher müssen Gelder beantragt werden, wenn Bargeld mit ins Partnerland genommen werden muss?

Der Zeitraum zwischen der Beantragung und dem Erhalt eines Vorschusses entspricht in etwa zwei bis drei Wochen. Wenn Bargeld ins Partnerland eingeführt wird, ist zu beachten, dass die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH hierfür keine Haftung übernehmen kann.

Was ist zu tun, wenn Sachmittel beschafft werden müssen, die in der Planung ursprünglich nicht vorgesehen waren?

Größere Änderungen sollten immer mit dem Sekretariat der Initiative abgestimmt werden. Beschaffungen müssen gemäß den gesetzlichen Vergaberichtlinien erfolgen. Anschaffungen ab einem Wert von 1000 €, die nicht im Projektantrag genannt sind, erfordern eine gesonderte Beantragung und Genehmigung seitens der GIZ.

Was ist zu tun, wenn nicht alle Gelder einer Vorauszahlung verausgabt wurden?

In diesem Fall sollten die Gelder nicht zurückgezahlt, sondern einbehalten werden. Sie werden dann mit der nächsten Vorauszahlung verrechnet. Eine Rückzahlung wird erst notwendig, wenn Gelder bis zur Schlussrechnung nicht verausgabt wurden.

Können Kostenbelege nachgereicht werden?

Auch ältere Belege können am Ende mit der Schlussrechnung noch nachgereicht werden. Wichtig ist jedoch, dass die Kosten innerhalb der Vertragslaufzeit entstanden sind.

Ist eine Folgeförderung möglich?

Ja, im Anschluss an die erste Projektlaufzeit ist eine Folgeförderung möglich. Dafür muss erneut ein Antrag auf Förderung eingereicht werden. Die maximale Förderdauer einer Partnerschaft beträgt fünf Jahre.

Haben Sie noch Fragen?
Wir helfen Ihnen gerne weiter.