Wir unterstützen unsere Partner im gesamten Projektablauf, angefangen beim Vertragsabschluss, über die finanzielle Abwicklung, fachliche Umsetzung sowie Vertragsänderung bis hin zum Projektabschluss und Folgeantrag.
Vertragsabschluss
Im Rahmen des Förderprogramms Gesundheitspartnerschaften Global wird ein Zuschussvertrag zwischen dem deutschen Antragsteller und der Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ)GmbH geschlossen. Mit dem Währungsrechner der Europäischen Union können Sie Ihre Ausgaben der entsprechenden Landeswährung korrekt angeben.
Auf dieser Seite finden Sie die aktuellen Vertragsbestimmungen sowie Anlagen zum Zuschussvertrag der Initiative Klinikpartnerschaften als Download.
Zu spezifischenFragen kontaktieren Sie bitte immer die auf dem Deckblatt/Vertrag genannte Ansprechperson.
- Anlage 2: Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung
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Anlage 3: Berichterstattung
Bitte verwenden Sie die Vorlage „Anlage 3 Vorgaben zur Berichterstattung Sachbericht für KP ab 2019“, und die Vorlage „Anlage 3 Vorgaben zur Berichterstattung Schlussbericht für KP ab 2019“, wenn Ihre Klinikpartnerschaft ab dem 01.01.2019 mit der Projektdurchführung begonnen hat. Klinikpartnerschaftsprojekte, die VOR 2019 mit der Projektdurchführung begonnen haben benutzen bitte weiterhin die Formatvorlage „Anlage 3 Vorgaben zur Berichterstattung“.
- Anlage 4: Kontakt im Not- und Krisenfall
- Anlage 5: Hinweise zur finanziellen Abwicklung
Finanzielle Abwicklung
Die finanzielle Abwicklung liegt in der Verantwortung des deutschen Zuschussempfängers. Die Umsetzung des Projektes darf erst nach Vertragsunterzeichnung beginnen. Zu Projektbeginn müssen Sie zunächst den Mittelbedarfsplan und die Bestätigung der Einrichtung eines separaten Unterkontos einreichen. Nun kann die erste Vorauszahlung angefordert werden.
Mittelbedarfsplan
Mittelanforderung
Abrechnungen
Fachliche Umsetzung
Die fachliche Umsetzung liegt in der Verantwortung des deutschen Partners, der diese eng mit dem Partner vor Ort abstimmt. Das Sekretariat wird jährlich in Form von Sachberichten über den Projektstand informiert. In unserer Mediathek haben wir nützliche Dokumente und Werkzeuge zusammengetragen, die Sie bei der Projektumsetzung unterstützen können.
Sachberichte
Änderungen und Ergänzungen
Sollten sich in Ihrem Projekt Änderungen z.B. ein Wechsel der Projektleitung oder Änderung von Aktivitäten ergeben, informieren Sie bitte rechtzeitig das Sekretariat. Wir werden die Anfrage prüfen und uns schnellstmöglich bei Ihnen zurückmelden. Größere Änderungen können zu einer Vertragsergänzung oder Vertragsauflösung führen. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass die Änderungen vor dem Vertragsende von uns genehmigt werden.
FAQs
Bitte melden Sie diese Änderung zeitnah per E-Mail an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften zurück. Bitte benennen und begründen Sie dabei die geplanten Änderungen im Finanzplan und hängen den neuen Finanzplan und den entsprechend überarbeiteten Mittelbedarfsplan an. Eine Anpassung des ursprünglichen Finanzplans muss erst dann beantragt werden, wenn Verschiebungen zwischen den Budgetlinien dazu führen, dass innerhalb einer Kostenposition eine Abweichung von mehr als 20 % der ursprünglich geplanten Summe entsteht. Eine Überschreitung der vertraglich vereinbarten Fördersumme ist nicht möglich. Werden weniger Mittel als geplant abgerufen, ist dies im Schlussbericht unter Ergänzenden Informationen zu vermerken.
Bitte melden Sie diese Änderung zeitnah per E-Mail an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften zurück. Bitte benennen Sie den neuen Zeitraum und geben eine Begründung dazu.
Verlängerung der Laufzeit: Eine Verlängerung der Laufzeit ist nur in Einzelfällen möglich und hängt von der bereits beantragten Laufzeit ab. Sollte eine Laufzeitverlängerung möglich sein, bedingt diese einen vertragliche Anpassung und ist nur vor Ablauf der ursprünglich vereinbarten Laufzeit möglich.
Verkürzung der Laufzeit: Eine Verkürzung der Laufzeit als solche hat keine vertraglichen Konsequenzen. Bitte reichen Sie rechtzeitig nach Beendigung der Aktivitäten Ihren Schlussbericht und die Schlussrechnung ein.
Bitte melden Sie diese Änderung zeitnah per E-Mail an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften zurück. Bitte benennen und begründen Sie dabei die geplanten Änderungen und hängen Sie ggf. den veränderten Projektplan an. Führen Sie die Änderungen bitte auch in der nächsten Berichterstattung auf. Änderungen in den Aktivitäten und Zielen können vertragliche Änderungen bedingen, sodass das weitere Vorgehen durch das Sekretariat geprüft werden muss.
Bitte melden Sie diese Änderung zeitnah per E-Mail an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften zurück. Bitte benennen und begründen Sie dabei die geplanten Änderungen der Indikatoren und schicken Sie ggf. einen angepassten Projektantrag mit.
Bitte melden Sie diese Änderung zeitnah per E-Mail an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften zurück. Geben Sie dabei bitte den Namen und die Kontaktdaten der vertretungsberechtigten Person an.
Bitte melden Sie diese Änderung zeitnah per E-Mail an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften zurück. Bei einer Änderung einer der Partnerorganisationen kann der Vertrag nicht weitergeführt werden. Das Sekretariat wird Sie gerne zum weiteren Vorgehen beraten.
Bitte melden Sie diese Änderung zeitnah per E-Mail an das Sekretariat der Klinikpartnerschaften zurück. Geben Sie dabei bitte den Namen, die Kontaktdaten und das Kurzprofil der neuen Projektleitung bzw. beteiligten Person an. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die neue Projektleitung vergleichbare Qualifikationen, wie die vorherige Projektleitung mitbringen muss. Sie können für die Nachbenennung von neuen beteiligten Personen das unter dem Reiter Zuschussvertrag und Anlagen ab Februar 2017 – Download das Formular 5h_Übersichtsblatt weitere projektbeteiligte Personen nutzen.
Projektabschluss und Folgeantrag
Zum Abschluss Ihres Partnerschaftsprojektes freuen wir uns im Rahmen des Schlussberichts über die umgesetzten Aktivitäten, entstandene Herausforderungen und gewonnenen Erfahrungen zu lesen. Haben Sie mit Ihrem Partner schon eine neue Projektidee entwickelt, freuen wir uns auf einen Folgeantrag.
Schlussbericht
Darüber hinaus sollte dargelegt werden, ob aus den gewonnenen Erfahrungen allgemeine Schlussfolgerungen für andere Partnerschaften gezogen werden können. Der Schlussbericht muss spätestens zwei Monate nach Projektabschluss postalisch und elektronisch an das Sekretariat geschickt werden.
Schlussrechnung
Nicht abgerechnete Vorauszahlungen müssen unaufgefordert an die GIZ zurückgezahlt werden. Sollten in Ihrem Projekt größere Sachgüter, z.B. ein Ultraschallgerät, beschafft worden sein, müssen diese an den Partner vor Ort übergeben werden. Das entsprechende Übergabeprotokoll (Anlage 5g) muss mit der Schlussrechnung bei der GIZ eingereicht werden. Alle Belege müssen mindestens fünf Jahre für den Fall einer Prüfung durch die EKFS, BMZ, GIZ oder den Bundesrechnungshof aufbewahrt werden.
Folgeantrag
Wir empfehlen sich circa sechs Monate vor Ende des laufenden Projekts auf eine Folgeförderung zu bewerben. Zu diesem Zeitpunkt können wir bereits den Umsetzungsstand des laufenden Projekts einschätzen und der Übergang in die Folgephase sollte ohne große Unterbrechung möglich sein. Eine Folgeförderung ist maximal bis zu einer Gesamtlaufzeit von fünf Jahren möglich. Lassen Sie sich gern vom Sekretariat beraten.
FAQs
Eine Mittelweiterleitung ist gemäß Vertrag § 3.5. nicht erlaubt. Der ZE ist nicht berechtigt, Teile der im Rahmen des Zuschussvertrages gewährten Mittel als Zuschuss an Dritte (Endempfänger) weiterzugeben
Die Versicherung ausreisender Projektmitarbeiter liegt in der Verantwortung des Zuschussempfängers und sollte mit der verantwortlichen deutschen Projektleitung besprochen werden. Eine Krankenversicherung der Reisenden ist, sofern im Finanzplan berücksichtig, abrechenbar.
Es finden regelmäßig Austausch- und Netzwerktreffen mit den Projektteilnehmenden statt. In unserem Veranstaltungskalender sehen Sie, wann das nächste Treffen geplant ist. Vor den Veranstaltungen erhalten alle eingeladenen Partner eine Information per E-Mail. Als Mitglied der globalen ESTHER Allianz unterstützen wir Sie gerne bei der Vernetzung mit Partnerinstitutionen über die Initiative hinaus. Hier finden Sie eine Übersicht der Partnerschaftsprojekte der ESTHER Mitglieder. Kontaktieren Sie uns gerne bei Fragen dazu.
Ja, im Anschluss an die erste Projektlaufzeit ist eine Folgeförderung möglich. Dafür muss erneut ein Antrag auf Förderung eingereicht werden.
Fördermittel können von den deutschen Antragstellern nicht weitergegeben werden. Als Vertragspartner ist der deutsche Partner auch für die finanzielle Abwicklung des Projektes verantwortlich.
Auch ältere Belege können am Ende mit der Schlussrechnung noch nachgereicht werden. Wichtig ist jedoch, dass die Kosten innerhalb der Vertragslaufzeit entstanden sind.
Sollten Sie in einem Vorauszahlungszeitraum weniger Kosten als ursprünglich kalkuliert nachweisen können, empfiehlt sich eine Änderung des Mittelbedarfsplanes. Sie können den Mittelbedarfsplan unterjährig immer auf Ihre tatsächlichen Kosten und Kostenplanung abändern. Ihre Ansprechpartner in der Finanziellen Vertragsabwicklung beraten Sie dazu gerne.
Größere Änderungen sollten immer mit dem Sekretariat der Initiative abgestimmt werden. Beschaffungen müssen gemäß den gesetzlichen Vergaberichtlinien erfolgen. Anschaffungen ab einem Wert von 1000 €, die nicht im Projektantrag genannt sind, erfordern eine gesonderte Beantragung und Genehmigung seitens der GIZ.
Der Zeitraum zwischen der Beantragung und dem Erhalt eines Vorschusses entspricht in etwa zwei bis drei Wochen. Wenn Bargeld ins Partnerland eingeführt wird, ist zu beachten, dass die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH hierfür keine Haftung übernehmen kann.
